Am 1. Januar müssen Arbeitgeber und -nehmer Abschied vom „gelben Schein“ nehmen: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) wird durch eine digitale Lösung (eAU) ersetzt. Das sollte alles einfacher machen – oder?

Wir haben für Sie zusammengefasst, was Sie als Arbeitgeber über neue eAU wissen müssen und wie Sie sich am besten auf die Umstellung vorbereiten.

eAU: Der lange Weg zur digitalen Lösung

Bereits im September 2019 wurde die eAU im Rahmen des Bürokratiegesetzes III beschlossen. Ironischerweise sorgte dann ausgerechnet eine Infektionskrankheit dafür, dass ihr Inkrafttreten zweimal verschoben wurde – zuerst stellte die Pandemie Arbeitgeber vor viel weitreichendere Herausforderungen, dann gab es in einer Pilotphase Probleme bei der Datenübermittlung von Arztpraxen an die Krankenkassen. Jetzt ist Corona zwar immer noch nicht vorbei, doch endlich fällt der Startschuss für Betriebe, Ärzte und Krankenkassen.

Wie funktioniert eine eAU?

Aktuell erhalten Arbeitnehmer im Krankheitsfall von ihrem Hausarzt drei Papierbescheinigungen: Ein Exemplar für die Vorlage beim Arbeitgeber, ein Exemplar für die Krankenkasse und eine Ausfertigung für die eigenen Unterlagen. Letzteres Dokument wird auch weiterhin von der Arztpraxis an ihre berufstätigen Patienten ausgehändigt. Den Rest übernimmt die eAU in drei Schritten:

1. Der behandelnde Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers fest und übermittelt diese Information in Form einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die zuständige Krankenkasse.
2. Der Arbeitnehmer informiert – wie bisher auch – seinen Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer seiner Erkrankung. Einen Beleg über seinen Arztbesuch und die Krankschreibung (wie bisher in Form der AU) muss er allerdings nicht mehr vorlegen.
3. Der Arbeitgeber darf nun eine Abfrage zur Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse stellen. Achtung: Die eAU wird Ihnen nicht automatisch zugestellt!

In der eAU Ihres Arbeitnehmers finden Sie anschließend folgende Daten:

• Name des oder der Beschäftigten,
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
• eine Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder um eine Folgemeldung handelt und
• eine Information dazu, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall beruht.

Welche Stolperfallen können auftreten?

Wenn Sie sich in Ihrem Betrieb noch nicht auf die eAU vorbereitet haben, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. In einem Pilotprojekt zur Einführung des neuen Systems war ein Drittel der teilnehmenden Arztpraxen noch gar nicht angeschlossen – die technische Ausstattung fehlte. Und es ist zu erwarten, dass dies auch im Januar noch nicht flächendeckend der Fall sein wird.

Auch eine verzögerte oder falsch ausgestellte eAU seitens der Krankenkasse kann zu Problemen führen. Insbesondere bei vorbelasteten Beziehungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber kann dies schnell als unentschuldigtes Fehlen gedeutet werden und zu Streit um Entgeltfortzahlungen führen.

Als Arbeitgeber werden Sie Ihre Prozesse an die eAU anpassen müssen. Während es bisher in vielen Betrieben üblich war, Fehlzeiten auf Grundlage der AU in der Zeiterfassung zu speichern, müssen Sie diese Informationen nun erst proaktiv von der Krankenkasse einholen und anschließend – am besten in elektronischer Form – an die Zeiterfassung und Abrechnung weiterleiten. Oder Sie verlassen sich auf die Angaben Ihres Arbeitnehmers – doch wenn es dann zu Abweichungen in der eAU kommt, sind Konflikte vorprogrammiert.

Aus der bisherigen Verpflichtung zur Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird eine „Feststellungspflicht“ des Arbeitnehmers, dass dieser die Arbeitsunfähigkeit feststellen zu lassen hat. Risiken fehlerhafter Übermittlung werden – Stand Anfang Dezember 2022 – dem Arbeitgeber zugewiesen sein.

Darüber hinaus werden viele Arbeitsverträge, die an die bisherige gesetzliche Regelung, der Pflicht zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, anknüpft haben, inhaltlich falsch sein. Der Arbeitgeber kann die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dann nicht mehr verlangen.

Es bleibt jedoch dabei, dass Diagnosedaten – wie bisher auch – dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden.

Eine weitere Neuerung: Die eAU gilt auch für Arbeitnehmer:innen auf Minijob-Basis. Bisher mussten Sie die Krankenversicherung Ihrer Minijobber nicht abfragen, da diese Information nur für die Minijob-Zentrale relevant war. Nun müssten Sie sich die Angabe nachträglich einholen.

Wer ist von der eAU ausgeschlossen?

Für privatversicherte Arbeitnehmer:innen ändert sich zunächst nichts – sie erhalten weiterhin einen „gelben Schein“ für die Krankenkasse und einen weiteren für Sie als Arbeitgeber. Gerade dieser Punkt ist eine wesentliche bürokratische Mehrbelastung für Arbeitgeber, da die „Papierlösung“ nicht vollständig wegfällt. Auch Bescheinigungen von Ärzten aus dem Ausland bleiben von der neuen Regelung unberührt.

Wie bereite ich mein Unternehmen auf die eAU vor?

Am besten prüfen Sie schon jetzt Ihren Workflow: Wer ist in Ihrem Betrieb alles an AU-Meldungen beteiligt? Wer soll in Zukunft die eAU bei der jeweiligen Krankenkasse anfordern? Sind IT, Zeiterfassung und Entgeltabrechnung bereits informiert und in die neuen Prozesse eingebunden? Wie wollen wir mit Störfällen umgehen?

Und Ihre vielleicht wichtigste Aufgabe vor dem Jahreswechsel: Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer:innen über die Änderung. Sie dürfen weiterhin ab dem ersten Tag einer Arbeitsunfähigkeit verlangen, dass Ihre Arbeitnehmer:innen ein entsprechendes Attest vom Arzt erstellen lassen. Spätestens ab dem vierten Tag ist die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit für die eAU für Arbeitnehmer verpflichtend. Auch die Anzeigepflicht der Arbeitsunfähigkeit bleibt unverändert bestehen, sodass Arbeitnehmer:in verpflichtet bleiben, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.